通知寫作的問題解析

時間：2023-12-12 08:38:12 藹媚通知我要投稿

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關于通知寫作的問題解析

　　在黨政機關、企事業單位所使用的公文中，通知是發文數量最多、使用頻率最高的一個文種，呈現出作者的廣泛性、內容的曉諭性，用途的多樣性以及使用的頻繁性等特性。下面小編為大家整理了通知的寫法，歡迎閱讀!

關于通知寫作的問題解析

　　關于通知寫作的問題解析

　　一、關于通知文種的行文方向問題

　　根據《黨政機關公文處理工作條例》的規定表述，通知“適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。”由此可見，通知具有承接上下、聯系內外等多方面的作用，在絕大多數情況下，通知適用于“發布、傳達要求下級機關執行”的事項，顯然是作為下行文來使用的;但有時又會發布、傳達要求“有關單位周知或者執行的事項”，向不具有隸屬關系的單位告知某一事項，諸如啟用新的印章、成立或撤銷某一機構等等，也可用通知來行文。

　　這樣，在公文寫作理論界中多數人將通知界定為下行文的觀點是不夠全面的，沒有完整準確地理解和把握公文法規的規定精神。因此可見，通知既可以用于發布、傳達要求下級機關執行的事項，也可以向有關機關(主要是不相隸屬機關)告知相關事項，具有發布、傳達和告知的作用;既可以用于批轉下級機關的公文，也可以用于轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，因而又具有“橋梁”和“紐帶”的作用。

　　二、關于幾個相近易混術語的區分問題

　　在通知的寫作中，要經常涉及“印發”“發布”“批轉”“轉發”幾個相近易混的術語，在實際使用過程中往往容易被人們弄混。值得注意的是，“印發”僅適用于機關或單位內部行文，例如《中央辦公廳國務院辦公廳關于印發〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》;而“發布”則適用于對社會公開，例如《國務院關于發布〈醫療事故處理辦法〉的通知》;這種印發、發布性通知也可合稱公布性通知，與“公布令”類似，只是在內容的重要程度上有所區別。使用“公布令”行文，其所涉及的內容事項往往更為重要諸如公布某一法律等，但僅從功能上看，二者之間差異甚微。

　　“批轉”適用于“上對下”，例如《國務院批轉民政部關于進一步加強生產救災工作的報告的通知》。被批轉的下級機關的來文通常是以“請示”“報告”“意見”“方案”等文種，而以“報告”和“意見”為最多;而轉發則適用于“下對上”或者“平對平”，例如《國務院辦公廳轉發公安部交通運輸部關于推進機動車駕駛人培訓考試制度改革意見的通知》等即屬于此種情形。下轉上的來文文種一般是“通知”，這種轉發文件的特點表現為“以通知轉通知”。例如《xx市人民政府轉發xx省人民政府關于加強社會治安綜合治理工作的通知》。

　　“平轉平”即不相隸屬機關之間相互轉發來文的情況相對比較復雜，既有“通知”，也有“函”，特別是“平轉平”的來文至今又出現“請示”“報告”及“意見”等，這是由于有些下級部門呈送給上級機關的“請示”“報告”及“意見”，按理說上級機關應當加以批轉，但事實上并未以整個機關的名義加以批轉，而是授權給機關的綜合辦事機構即以辦公廳或辦公室的名義轉發下去，由于辦公廳(室)與相關職能部門之間屬于平級機關，故只能使用“轉發”而不使用“批轉”，這是轉發性通知中一種特別現象。例如《國務院辦公廳轉發建設部關于進一步清理整頓房地產開發公司意見的通知》即屬于此種情形。

　　三、關于能否使用通知來公布法規、規章以及人事任免事項的問題

　　以前，在1993年11月國務院辦公廳印發的《國家行政機關公文處理辦法》中曾經明確規定通知能夠具有“公布法規和規章”“任免和聘用干部”的職能，后來到2000年8月國務院發布《國家行政機關公文處理辦法》時將此種表述取消;2012年中辦和國辦聯合印發的《黨政機關公文處理工作條例》中仍然沒有將其列入。因此，實踐中，有人認為，《黨政機關公文處理工作條例》中沒有賦予通知“發布法規、規章”以及“任免、聘用干部”的功能，因此不能使用。

　　這屬于對公文法規的機械、片面的理解，法規中沒有規定的并不等于實踐中絕不可用，況且《條例》本身即以通知文種來印發，就是很好的例證。相應地諸如公布有關人事任免的事項等，顯然也要用通知來行文。由此觀之，全面、準確地理解和把握公文法規的規定精神，避免片面化和機械化，是公文寫作研究領域和實際操作中一個不容忽視的重要問題。

　　四、關于轉文性通知標題的擬制問題

　　此類通知包括批轉性通知和轉發性知。其中前者是用于批轉下級機關的公文，后者是用于轉發不相隸屬機關的公文。與前述印發、發布類通知相同，此類通知均作為“文件頭”來使用，采用復體行文的方式，將被批轉、轉發的對象運載出來。值得注意的是，此類通知的正文部分的寫法通常較為簡單，往往采取“篇段合一”的方式，即一篇通知的正文部分就是一個自然段，甚至往往僅是一句話。但其標題的寫作卻有一定的難度，因為在擬寫時常常要涉及對被批轉或者被轉發的原文標題的引用，因此往往容易導致標題字數過多，排列起來較為冗長雜亂，繁瑣累贅，令人生厭。

　　實踐中經常見到類似“一字長蛇陣”式的公文標題，主要就見之于此類標題的擬制，這種現象，不利于公文寫作的規范化。例如《xx區財政局關于轉發〈xx市財政局關于轉發xx市人民政府〈關于在全市財政系統中開展文明服務創先爭優活動的通知〉的通知〉的通知》，內容拉雜冗長，令人生厭。如何簡化此類通知的標題，實踐中不少公文寫作人員感到十分困惑，同時在公文寫作理論界也有不少專家學者對此進行探討，提出這樣或者那樣的解決辦法和措施，但往往都不盡如人意，甚至也不能做到自圓其說。那么，究竟怎樣加以簡化呢?我們認為，解決的辦法通常是：其一，壓縮介詞“關于”，亦即在整個標題中只使用一個介詞“關于”。

　　這個介詞“關于”既可能出現在“批轉”“轉發”字樣的前面，也可以出現在“批轉”“轉發”字樣的后面，具體位置應視被批轉、轉發的對象而定，也就是說，如果被批轉、轉發的原文標題中已經帶有介詞“關于”，則前面就要省略;如果原文標題中不帶介詞“關于”，則前面就要添加。就一般而論，被批轉、轉發的對象標題不帶介詞“關于”的，通常是法規、規章、工作要點、實施方案等文種。《xx市人民政府辦公廳關于轉發〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》，“條例”屬于法規，其標題本身不帶介詞“關于”，則在前面就要添加;而像《xxx關于批轉﹤關于xxx的通知>的通知》，被批轉的原文標題中已經帶有介詞“關于”，則前面就應省略，即應改為《xx批轉關于xxx的通知》，既省減了文字，又加強了批轉語氣。其二，省略中間環節。不要層層轉發或批轉，而應直轉即可。而且中間環節無論有幾個，均應省略，以歸簡易。值得注意的是，省略掉的中間環節，一定要在轉文通知的正文部分做出交待，以免給人以突兀之感。其三，去掉書名號，但法規、規章名稱除外。

　　這就是說，被批轉、轉發的對象如果是法規和規章，則要保留書名號，如果不是法規或者規章，則要堅決刪掉書名號，其目的也是為了使公文標題趨于簡化。其四，壓縮文種。例如“xxxx關于轉發xxx關于xxx的通知>的通知的通知》，此種形式的標題，其文種重疊，實屬贅疣，應將原發文機關的文種名稱刪除，即寫為“xxxx轉發關于xxx的通知”。這是指被批轉、轉發的對象均為“通知”的情況處理辦法;但如果被批轉、轉發的對象不是通知，而是報告、請示、意見、方案等文種，則應保留。例如《國務院批轉民政部關于進一步加強生產救災工作的報告的通知》等等即是。

　　五、關于不同類型通知結尾語的使用問題

　　通知的寫作，常常要在文尾處提出具體的貫徹執行的意見或要求。要特別注意所提出的執行要求必須有針對性，即要結合本地區、本系統、本單位的實際情況，對所發布的通知事項以及被批轉、轉發文件的內容要求加以具體化，做到“有的放矢”。此類通知的“執行要求”部分通常使用的習慣用語由“請遵照執行”“請認真貫徹執行”“請參照執行”“請認真貫徹落實”等等。具體如何使用，應視所發通知的內容而定。例如通知中的意見屬于探索性的，且法律程序不夠完備，需要下級機關邊執行邊修改的，則習慣用語一般寫為“請研究試行”;如果通知中的要求只是根據一定地區的特點，或者批轉下級機關的報告、有參考價值的意見或建議，或是應引起注意的問題，則習慣用語一般寫為“請參照執行”等等。

　　六、要特別注意分清通知發布的載體形式

　　印發、發布性通知以及轉文性通知，在外在表現形式上均需采用復體行文的方式，即以通知文種作為“文件頭”來載運相應的文種諸如領導講話、工作總結、實施方案等等行文，但這種被載運的對象不是通知的附件，只是一種公文的發布形式。因此，以往那種認為以“通知”作為主件，以其后的“總結”“講話”“方案”“意見”等作為附件構成“主件——附件”的結構模式的觀點是錯誤的，系對公文格式國家標準的誤解。采用復體行文方式，用來作為“文件頭”的文種，上行文通常是“報告”，下行文則往往使用“命令(令)”或者“通知”。例如《xxx關于印發2015年工作總結的通知》，由于被載運的對象(即《2015年工作總結》)不屬于通知的附件，因此，在通知正文結尾處不能標注“附件：《xxx2015年工作總結》”，應當直接將總結附在“文件頭”(通知)之后，并與通知一起裝訂，構成一個整體。

　　通知公文寫作格式

　　是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行的公文。通知具有廣泛性、周知性、時致性。所以正確描寫作尤為重要。

　　通知一般由標題、正文和落款三部分組成。具體描寫法如下：

　　（1）標題。通常有三種形式：由發文機關名稱、事由和文種構成；由事由和文種構成；由文種“通知”作標題。

　　（2）正文。由開頭、主體和結尾三部分組成。開頭主要交代通知緣由、根據；主體說明通知事項；結尾提出執行要求。在描寫正文之前，要在標題之下、正文之上頂格描寫出被通知對象的名稱，在名稱后加冒號。

　　（3）落款。描寫出發文機關名稱和發文時間。如已在標題中描寫了機關名稱和時間，這里可以省略不描寫。

　　通知的內容要描寫得明白、具體。

　　1、在第一行正中描寫“通知”二字，也可視情況描寫成“關于xx的通知”、“緊急通知”等。

　　2、描寫被通知單位或個人的名稱。

　　3、描寫通知內容。如內容較多，可分條開列。

　　4、結尾可描寫“特此通知”等字樣。

　　5、最后描寫上發通知者的名稱和發通知的日期。用公文形式發出的通知要加蓋公章。