檔案規章制度

時間：2023-10-30 18:08:54 規章制度我要投稿

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[熱]檔案規章制度15篇

　　在不斷進步的時代，越來越多地方需要用到制度，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編整理的檔案規章制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

[熱]檔案規章制度15篇

檔案規章制度1

　　一、各撤銷、合并單位要明確一位領導同志分管檔案材料移交工作，加強具體領導。文書處理和檔案人員要堅守崗位，認真負責地做好檔案文件的清理、保管和移交工作；在未辦完檔案材料移交工作之前，不要變動他們的工作。

　　二、各撤銷、合并單位的檔案材料，必須保持齊全完整，不得分散和個人保存，不得隨意銷毀、處理，如工作需要，可按規定辦理借閱手續。

　　對尚未辦理完畢的文件材料，可移交給有關機繼續辦理，并作為辦理機關的文件歸檔、保存。

　　三、各撤銷、合并單位的檔案材料，應分別不同情況按下列幾種進行移交。

　　撤銷單位的檔案材料，應移交同級檔案館（室）；

　　兩個或幾個單位合并為一個單位的`，合并前各單位的檔案材料應移交給合并后的單位；

　　一個單位的工作分別并入幾個單位的，其檔案材料不得分散，應移交給合給其中的一個單位代管，或移交給同極檔案館（室）；

　　凡撤銷、合并單位的基建檔案和設備檔案，則應隨同建筑物和設備，一起移交給使用單位。

　　四、移交檔案材料時，案卷目錄，案卷文件目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、文件匯編等有關資料都應一起移交；存放檔案、資料的柜架一般也應隨檔案、資料一起移交。

　　交接檔案材料必須嚴格履手續，有關人員要簽字，以備查考。

　　五、除歸檔、移交外需要銷毀的文字材料，必須造冊登記，報送機關領導人審查批準后，方能銷毀。銷毀時必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章。

　　六、單位檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點新的負責檔案工作的專（兼）職人員。

　　交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，并注明交接時間，案卷數目等。

檔案規章制度2

　　一、根據檔案工作業務的有關要求，集中統一管理檔案的`原則，凡是本機關各種門類和載體的檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散保存。

　　二、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用、移交要進行登記和統計，做到數據準確、詳實。

　　三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護檔案的完整與安全。

　　四、檔案的銷毀、保密、解密，由本局檔案鑒定小組提出意見。銷毀過期檔案，應登記造冊，經領導人批準簽字，報上級業務部門備案，同意后方可銷毀。

　　五、查閱檔案時，要履行借閱登記手續，當面清點，用后及時歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應及時修補和復制。

　　六、檔案工作人員工作調動，必須辦理移交手續，雙方交接清楚，領導認可方能離開崗位。

檔案規章制度3

　　一、對形成的案卷要編號、填寫案卷目錄，做為查找利用的工具。

　　二、要設有專柜存放，專人管理或兼管。

　　三、室內要搞好衛生，空氣流通，又防鼠、防蟲措施，做到無塵，無潮濕，無蛀蟲害。

　　四、檔案柜要用鐵制卷柜，保證檔案安全。

　　五、在管理檔案的.人員發生變動時，要及時清點、交接，履行交接手續。

　　六、對存放已久的檔案，要經常翻閱檢查，發現紙張、字跡蛻變及時補救。

　　檔案銷毀制度

　　一、根據檔案的保管期限，將到期的案卷抽出，經核實后認為確無收藏價值，將其銷毀。

　　二、將即要銷毀的案卷，交檔案管理小組審閱，認為確無保存價值的當面銷毀。

檔案規章制度4

　　第一章基本原則

　　第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。

　　第二條人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

　　第三條人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

　　第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

　　第二章體制、任務和人事檔案干部

　　第五條人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

　　第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

　　第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

　　第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

　　第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

　　第九條公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的.歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

　　第十條收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽的，應在蓋章簽后方能歸入人事檔案。

　　第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

　　第十二條人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

　　第四章人事檔案的管理和利用

　　第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。

　　第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

　　第十五條根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

　　第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

　　第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

　　第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

　　第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

　　第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

　　第五章檔案的轉遞

　　第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

　　第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

　　第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

　　第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

　　第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

　　附件人事檔案材料收集歸檔范圍

　　1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業部門審批表等。

　　2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，退職材料。

　　3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。

　　4、黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

　　5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

　　6、評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表，專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

　　7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復以及所依據的證明材料。

　　8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

　　9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

　　10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

　　11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

　　12、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

　　13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

　　14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。

　　15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表，授于學位的材料，學歷證明書，學習鑒定材料。

　　16、學生學籍變動記錄材料。

　　17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。

　　18、畢業學生體檢表。

　　19、其他可供組織參考有保存價值的材料。

檔案規章制度5

　　根據中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《干部檔案整理工作細則》要求，結合兵團干部人事檔案工作實際，制定本制度。

　　一、干部人事檔案管理部門工作職責

　　(一)按照干部管理權限依法管理好干部檔案，為國家積累檔案史料。

　　(二)及時收集、鑒別和整理干部檔案材料，把好檔案材料入口關，及時清理所缺材料并告知有關部門補充齊全。

　　(三)按照規定辦理干部人事檔案的查閱、借閱和轉遞。

　　(四)為有關部門提供干部人事檔案材料的情況。

　　(五)認真做好干部人事檔案的安全、保密、保管和保護工作。

　　(六)及時了解干部人事檔案工作的新情況，制定、完善相關規章制度，加強業務指導工作。

　　(七)推廣、應用干部檔案現代管理方法和技術，逐步實現干部人事檔案管理的信息化和現代化。

　　(八)定期向檔案局移交死亡干部檔案。

　　(九)辦理其他有關事項。

　　二、干部人事檔案材料收集制度

　　(一)按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，遵循真實、全面、及時、規范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據經濟社會發展和組織工作的需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容。

　　(二)干部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規定規范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起1個月內按要求送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。

　　(三)干部人事檔案管理部門應建立聯系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關方面收集干部人事檔案材料。

　　(四)干部人事檔案管理部門必須嚴格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、內容真實、填寫規范、手續完備。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記并及時收集補充。

　　(五)歸檔材料填寫不規范，手續不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由具有干部管理權限的`組織(人事)部門審改(或出具組織說明)并加蓋公章。形成干部檔案材料的部門，有責任按規定認真辦理。

　　(六)干部人事檔案原件存正本，復制件可存副本。證明、證件等特殊情況需用復印件存檔的，必須注明復制單位、復制日期，并加蓋材料制作部門單位公章或干部人事關系所在組織(人事)部門公章。

　　(七)干部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)或16開型(長260毫米，寬184毫米)的公文用紙，材料左邊應當留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。

　　(八)干部人事檔案工作人員對收集到的干部人事檔案材料應認真審查鑒別，對不屬于規定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔;對符合歸檔要求的材料進行登記，在接收之日起1個月內放入干部本人檔案，1年內整理歸檔。

　　三、干部檔案材料鑒別歸檔制度

　　(一)干部人事檔案材料的鑒別歸檔工作，必須根據有關法律、法規和文件精神，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，嚴肅認真地進行。

　　(二)凡收集的材料，在歸檔前必須經過認真審查、鑒別，符合要求的才能歸檔;

　　(三)未經鑒別，任何人都不得擅自銷毀干部人事檔案材料，不得私自將不屬于歸檔范圍的材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料。

檔案規章制度6

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

　　2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

　　4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

　　6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。 7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責任制

　　1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

　　2.負責公司各種檔案資料的.收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

　　3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。 4.負責檔案庫房各項制度的落實。

　　5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

　　三、兼職檔案工作人員崗位責任制

　　1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

　　3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4.嚴格執行各項檔案管理制度。

　　5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

　　四、部門立卷制度

　　1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

　　3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

　　五、檔案保管制度

　　1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

　　2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

　　5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案保密規則

　　1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

　　2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

　　3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

　　4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

　　5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

　　七、檔案借閱制度

　　1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

　　2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

　　3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

　　4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

　　5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽蓋章。

　　6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

　　八、其他

　　解釋權歸公司行政人事部。

檔案規章制度7

　　第一條制定目的

　　為進一步加強會計檔案管理，保證會計檔案妥善保管、預防丟失和泄密，根據《公司法》、《企業財務管制度》及《會計檔案管理辦法》等法律、法規相關規定，結合我司實際情況，特制定本管理辦法。

　　第二條適用范圍

　　本制度適用于集團所有分支機構。

　　第三條管理部門

　　1、集團各分支機構檔案管理部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

　　2、集團財務部及內部有關的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、丟失和泄密。

　　第四條會計檔案歸檔范圍

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務分析、財務政策、管理制度等專業材料，是記錄和反映公司經濟業務的重要材料和證據，具體包括：

　　1、會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　2、會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

　　3、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　　4、票據類：增值稅發票、普通發票、支票、銀行匯票等。

　　5、其他類：財務預算及分析材料、銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計政策、管理制度、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

　　第五條會計檔案的裝訂和保管

　　1、每年形成的會計檔案，應當按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，憑證用綿紙封口并蓋章，編制會計檔案保管清冊。

　　2、會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他資料的裝訂，裝訂要符合國家會計檔案要求，內容齊全，便于查閱。

　　3、會計檔案的保管：會計檔案由財務負責人指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案由財務會計部門保管1年，期滿后應由財務部門編造清冊移交本公司檔案部門保管。

　　4、檔案部門接收保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的應會同財務部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

　　第六條會計檔案的`借閱

　　1、會計檔案為本公司提供利用，原則上不得外借。如有特殊需要，須經公司負責人或集團相關負責人、會計機構負責人(會計主管)批準方可借閱。

　　2、公司以外的部門借閱會計檔案時，借閱人應持有所屬單位正式介紹信，經被借閱單位會計主管人員和公司負責人批準后，方可辦理借閱手續。集團總部部門因工作需要須借閱各分子公司會計檔案時，應經集團財務總監和被借閱單位財務負責人批準后，方可辦理借閱手續。

　　3、財務部應建立借閱登記清冊，所有借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。(詳見附表)

　　4、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，不得拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件。如有特殊情況，須經本單位領導和財務主管批準后方能攜帶外出或復制原件。

　　5、借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。6、

　　所有內外部會計檔案借閱，一律須被借閱單位財務部檔案管理員全程陪同，借閱地點僅限本單位檔案室或財務部。

　　第七條會計檔案的保管期限

　　1、會計憑證保管15年。

　　2、會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。

　　3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。

　　4、會計移交清冊15年。

　　5、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊，永久保存。具體保管期限詳見附表“會計檔案保管期限”。

　　第八條會計檔案的銷毀

　　1、會計檔案保管期限滿，需要銷毀時，應由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經本公司負責人審查，報請集團總裁、董事長批準后銷毀。但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止。

　　2、銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應由檔案管理部門和財會部門共同派員監銷，上級主管部門派員監銷。

　　3、會計檔案銷毀后，經辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司負責人，一份歸入檔案備查。

　　第九條獎懲辦法

　　對會計檔案保管較好，有突出貢獻者，予以獎勵。對違反會計檔案管理者，視情節輕重，予以行政處罰，情節較嚴重者由司法機關追究刑事責任。

　　第十條附則

　　1、本管理制度自20xx年10月1日起執行，以前制度與本制度相抵觸的，以本制度為準。

　　2、本管理制度未盡事宜，按集團相關制度執行。

　　3、本管理制度由集團財務管理部負責解釋和修改。

檔案規章制度8

　　一、嚴守黨和國家有關保密工作規定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關保密的內容。

　　二、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責任心強的專（兼）職人員進行集中管理。

　　三、禁止攜帶檔案材料探親、訪友和外出旅游。

　　四、經批準銷毀的'檔案材料和不需要歸檔的材料，應指定專人進行銷毀，不得當廢紙處理。

　　五、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。

　　六、檔案庫房必須安裝安全設施。

　　七、檔案人員一旦發現檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，采取措施進行查找，并追查責任。

檔案規章制度9

　　一、綜合檔案室是本局檔案信息儲存、開發利用、服務交流的中心，負責全局檔案管理的各項工作。

　　二、對全局的檔案工作實行監督指導。

　　三、負責檔案的接收、收集、整理、保管、統計、鑒定和提供利用等工作。

　　四、負責制定檔案管理工作的各項制度，并負責制度的貫徹執行，同時負責對本局各組室兼職檔案人員的考評工作。

　　五、負責綜合檔案室庫房的日常管理工作，嚴格按照“八防”的.要求，保證檔案庫房的安全和衛生。

　　六、組織檔案管理人員進行業務學習和業務培訓，努力提高檔案管理人員的業務水平。

　　七、研究制定檔案管理現代化方案，努力實現全局檔案管理的現代化。

　　八、完成領導交辦的其他各項工作任務。

檔案規章制度10

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

　　2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

　　4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5.凡歸檔的`文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

　　6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

　　7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責任制

　　2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

　　3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

　　4.負責檔案庫房各項制度的落實。

　　5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

　　三、兼職檔案工作人員崗位責任制

　　1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

　　3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4.嚴格執行各項檔案管理制度。

　　5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

　　四、部門立卷制度

　　1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

　　3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

　　五、檔案保管制度

　　1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

　　2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

　　5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案保密規則

　　1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

　　3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

　　4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

　　5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

　　七、檔案借閱制度

　　1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

　　2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

　　3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

　　4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

　　6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

　　八、其他

　　解釋權歸公司行政人事部。

檔案規章制度11

　　1.目的：

　　為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便于檔案材料的使用和管理。

　　2.制定依據：

　　檔案管理標準化程序。

　　3.試用范圍：

　　公司各部門。

　　4.制度內容：

　　4.1人事檔案的定義：

　　是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷、學歷、培訓、社會關系、業務能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的文件材料;

　　4.2人事檔案的類別：

　　4.2.1員工人事檔案類型：基本信息檔案、薪酬檔案、績效檔案、培訓檔案、技術檔案、履職檔案、健康檔案等七類。

　　基本信息檔案：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、學歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。

　　薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉正工資、調薪記錄等。

　　績效檔案：包括轉正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。

　　培訓檔案：包括年度參加內訓、外訓、職業資格、技術培訓等記錄等。

　　技術檔案：包括所持資格證書、技術職務評定等記錄等。

　　履職檔案：包括員工入職之前的履職經歷、本公司內部崗位變動情況、競職申請、聘任決定、獎勵、處罰等。

　　健康檔案：包括員工健康證、體檢記錄等。

　　4.3 人事檔案的建立：

　　4.3.1電子檔案建立：

　　4.3.1.1根據檔案類別核定員工編碼及檔案編號。

　　4.3.1.2按檔案編號在“人事管理信息”中錄入員工個人基本信息：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業年限、健康證期限、所持資格證等信息。員工考核、競職、獎勵(獲得獎金和榮譽證書)、處罰(書面嚴重警告、無薪停職檢查、開除)，由勞動關系管理員根據相應文件錄入“人事管理信息”，并存入員工個人檔案袋中。

　　4.3.1.3電子檔案的動態管理：

　　4.3.1.3.1員工電子檔案是關于員工全面信息存儲、跟蹤的重要工具。

　　4.3.1.3.2員工入司時，在錄入員工電子檔案的同時，必須對員工照片進行掃描記入個人電子檔案。

　　4.3.1.3.3員工入職時，必須詳細錄入員工入司前經核實的從業經歷和有關個人職業發展的重要信息，如取得的主要工作經驗、成果和業績等;

　　4.3.1.3.4員工的培訓經歷是關系員工職業發展的主要依據，員工入司時，必須詳細記錄員工的職業培訓經歷和獲得的培訓證書和取得的培訓成果。員工在公司工作期間的培訓經歷必須及時記入電子檔案，以便查詢。

　　4.3.1.3.5有關員工信息的變更，必須當月在員工個人電子檔案中進行登記更新。每月末，對檔案進行備份。以確保電子檔案的安全管理。

　　4.3.1.4員工合同信息由勞動關系組按批次提供合同簽訂匯總表和合同原件，勞動關系管理員根據合同簽訂匯總表核對合同，確認無誤后在合同簽訂匯總表上簽字，勞動關系管理員根據合同在“人事管理系統”中更改員工合同信息，更改完畢后將合同放入員工檔案中存檔。

　　4.3.2 紙介質檔案建立：

　　錄入系統后的員工檔案按七類檔案分類統一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫檔案資料名細，檔案袋上寫明員工姓名、性別及檔案編號。按檔案類別順序存放在相應的檔案柜中。(當月入職的員工資料應在當月完成檔案錄入及存放工作)。

　　4.4人事檔案的管理：

　　4.4.1人力資源部對收集的.人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離職人員檔案進行分類、編號、排架。

　　4.4.2對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

　　4.4.3根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

　　4.4.4對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按借閱程序辦理。

　　4.4.5人事檔案調動：

　　4.4.5.1調動：員工因工作需要調動時應按規定填寫“調動申請表”(跨部門調動和部門內部調動)。勞動關系管理員接到已審批完畢的調動申請表后，在“人事信息管理”中錄入調動信息并將其信息調入相應的部門或分公司，打印新崗位工作牌，調動申請表于每月中旬或月底統一存入員工個人檔案袋中。

　　4.4.5.2任免：員工因工作需要被任免后，根據公司的任免文件，在“人事信息管理”中錄入任免信息，并將任免文件復印件存入員工個人檔案袋中。

　　4.4.5.3離職：員工辦理完畢離職手續后，將其相關證件的原件退還離職員工本人，并將其檔案歸入離職人員檔案。

　　4.4.5.4信息變更：員工個人相關信息發生變更時(如：個人基本信息、身份證更換、資格證的補充等)，該員工應在變更之日起一個月內將信息或相關證件的復印件提交至人力資源部勞動關系管理員處備案。勞動關系管理員應根據員工提交的資料在“人事信息”中及時更新，并將相關證件復印件于每月15日、30日進行存檔整理。

　　4.5人事檔案的使用：

　　4.5.1檔案的查詢、借閱：

　　4.5.1.1副經理級以下員工原則上只能查詢/借閱個人檔案;

　　4.5.1.2副經理(含)以上人員可直接查詢/借閱所管部門員工檔案，跨部門查詢/借閱員工檔案需附有分管總監審批的簽呈經人力資源部經理批準后方可查詢/借閱。(附件一)。

　　4.5.1.3檔案中的個人資料只用于公司辦理相關事務，原則上人力資源部人事勞動關系管理員不對個人提供檔案辦理其它事務(如照片、身份證復印件、學歷證復印件等)。

　　4.5.1.4以上查詢/借閱需在“檔案查詢/借閱登記本”上做登記，查詢/借閱檔案者不得私自復印員工檔案，工作原因需復印的須經人力資源部經理批準后由勞動關系管理員操作復印。借閱檔案者應在規定借閱期按時歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進行處罰;如將借出的檔案丟失者，視情況將給予xxX處罰。

　　4.5.1.5檔案管理人員、借閱人應嚴守檔案機密，不得擅自泄漏或傳播員工個人資料信息，經發現，對檔案管理人員、借閱人給予xx處罰，并對其部門負責人給予xx處罰。

　　4.6本制度由公司職工代表大會審議通過后以公司名義發布執行

　　4.7本制度由公司人力資源部負責解釋。

　　4.8附件：附件一：檔案查詢記錄

檔案規章制度12

　　第一章總則

　　第一條為了加強公司各類檔案的系統管理，實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，結合公司實際情況，特制訂本制度。

　　第二條凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個人不得據為已有。

　　第二章檔案管理體制

　　第三條

　　1、統一管理原則：公司檔案實行統一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料據為己有。

　　2、保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務，維護公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機密。

　　第四條公司檔案分為：文書檔案、財務檔案、各項規章制度檔案、工程技術檔案各項目資料、圖紙資料、建設工程、拆遷檔案等其他資料。

　　1、與公司財務有關的資料由財務部保管。未經董事長許可，任何人不可動用。

　　2、有關文書、各項規章制度方面的資料，由辦公室保管。

　　3、設計方案、施工圖、設計變更、監理、洽商、設備廠家的資質文件及其往來資料以及設計院、勘察單位之間往來資料、采購的設備、材料說明書、檢驗報告、質量保證書等，由工程部自行歸檔保管。

　　4、銷售部方面資料：由銷售部保管對外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢后，辦公室應保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。

　　5、前期部方面資料：項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃、城市規劃、政府及主管部門批文、復函、證件等前期技術資料，由前期部自行歸檔保管。

　　6、拆遷部方面資料：征地、拆遷批復等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。

　　7、各部門向辦公室移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、

　　報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。

　　第五條各部門形成的'文件材料等由本部門負責歸檔管理，辦公室有責任對各部門的檔案管理工作進行監督和指導。

　　第六條因工作變動或因故離職時，應將文件材料交接清楚，才能離職。

　　第三章檔案的歸檔范圍

　　第七條凡是映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

　　1、部門含部門以上的各種計劃、方案、規劃，各種重決議和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀要、事記等。

　　2、各種工程圖紙、設計變更通知書等工程資料。

　　3、各類工程檢測、鑒定報告。

　　4、各種協議書、合同書，各種技術資料，和各種設備檔案及說明書。

　　5、公司年初財務預算報告及年終財務報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。

　　6、公司各種審計報告、資產評估報告。

　　7、公司各種管理規章制度。

　　8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。

　　9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。

　　10、公司的重奠基、慶典、新聞發布會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

　　11、公司發展事記，和董事長親自起草或修改的重要文稿。

　　12、其他需要歸檔的重要文件。

　　第四章檔案的借閱管理辦法

　　第八條凡需借閱公司檔案者，均須填寫《檔案借閱審批單》，簽批后方能借閱。

　　第九條借閱的檔案密級與領導簽批

　　1、公司各部門因工作需要，借閱、查閱需辦理相關手續，經部門經理簽字，董事長助理或

　　總經理審批后，可辦理借閱、查閱手續。

　　2、重要檔案及財務檔案，須由董事長批準，方可借閱。

　　第十條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，依據《檔案借閱審批單》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經董事長助理或總經理批準。歸還的檔案要進行檢查、清點，經檢查無誤方可辦理手續。如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

　　第十一條公司檔案借閱查閱只供公司內部各部門。檔案借閱時間為3天，如需延長，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員須及時催還。借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量，承擔一切賠償責任。

　　第十二條借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經檔案室審查無誤簽字后，才能調離。

　　第十三條加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。

　　第五章檔案的銷毀

　　第十三條辦公室每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料。

　　第十四條對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經辦公室確認，報董事長助理、總經理審批，并進行登記后予以銷毀。

　　第十五條銷毀時要有二人監督，銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

　　第六章罰則

　　第十六條有下列行為之一，視情節輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

　　5、未按手續辦理借閱，外帶者或越級查閱者檔案管理者同罰。

　　6、泄露公司檔案機密者。

　　7、其他危害公司利益的行為。

　　第二七條本制度由辦公室負責解釋、補充。對未盡事宜，辦公室隨時調整更新。

檔案規章制度13

　　一、分管檔案工作的領導職責

　　1.組織本單位檔案工作的宣傳、貫徹，執行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。

　　2.加強對本單位檔案工作的領導，將檔案工作納入本單位的整體發展計劃，列入本單位議事日程，督促分管部門按上級和本單位檔案部門要求做好應做的工作。

　　3.關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的.重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。

　　二、檔案人員職責

　　1.貫徹實施《檔案法》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。

　　2.對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。

　　3.負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。

　　4.負責管理本單位各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。

　　5.按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。

　　6.按規定向檔案館移交應進館的檔案。

　　三、兼職檔案人員職責

　　1.堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

　　2.負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

　　3.歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

　　4.保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

　　5.主動接收本單位檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。

　　6.積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。

　　7.按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

　　8.按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。

檔案規章制度14

　　1.目的

　　為了規范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的.管理。

　　3.職責

　　3.1.安全檔案文件由公司行政管理部對安全檔案的管理，并負責監督檢查和考核。

　　3.2.公司行政管理部安全管理人員負責公司安全管理文件檔案的收集、歸檔和保管。

　　4.內容

　　4.1.安全生產文件檔案內容如下：

　　4.1.1.國家有關安全生產法律法規、標準規范及其他要求。

　　4.1.2.上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。

　　4.1.3.公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。

　　4.1.4.安全生產工作計劃、總結、報告等。

　　4.1.5.各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。

　　4.1.6.供應商、承包商相關材料。

　　4.1.7.安全設施檢測、校驗報告、記錄等。

　　4.1.8.安全、職業衛生評價報告。

　　4.2.歸檔流程

　　4.2.1.文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。

　　4.2.2.應根據文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。

　　4.2.3.公司在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存。

　　4.2.4.各種文件資料按一定特征進行排列和系統化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。

　　4.2.5.不同價值，不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

　　4.3.檔案保管

　　4.3.1.檔案應入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。

　　4.3.2.應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

　　4.4.檔案借閱

　　4.4.1.文件資料檔案借閱，必須借閱手續，借閱當案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續。

　　4.4.2.借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人;

　　4.4.3.歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。

　　4.5.檔案保密制度

　　4.5.1.檔案管理人員必須認真貫徹執行有關保密的規定，嚴格執行公司保密制度;

　　4.5.2.檔案管理人員不得借工作之便，私自將秘密檔案帶出庫房或給無關人員查閱;

　　4.5.3.檔案管理人員不得在公共場所和私人信件中泄漏公司機密;

　　4.5.4.入庫檔案，應妥善保管，定期核對。外借檔案，及時催還;

　　4.5.5.外單位利用檔案必須憑單位介紹信，并經領導批準方可進行;

　　4.5.6.嚴禁向廢品收購單位出賣檔案文件資料，銷毀檔案必須嚴格遵守鑒定銷毀制度;

　　4.5.7. 提供利用檔案，要嚴格執行借閱制度，注意保密;

　　4.5.8.進入檔案室須經檔案管理人員同意，其他人員不得入內。

　　4.6.檔案保存年限

　　文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　4.7.檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料，經公司行政管理部領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。

　　5.本制度自下發之日起執行。

檔案規章制度15

　　文秘是隨著科學與經濟的高速發展，信息的傳播的急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而同時產生的一門新興現代科學管理專業。他作為一種全球性職業，文秘工作也顯得越來越趨于現代化、科學化與專業化。它也在輔助著各級領導進行綜合管理、樹立企業形象、溝通內外關系、處理信息的交流等方面發揮著越來越重要的作用。

　　1.目的作用

　　公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。 2.管理職責

　　行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

　　各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

　　文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：

　　制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

　　負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。 3.歸檔資料的范圍、內容

　　計劃性文件資料

　　包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

　　批示性文件材料

　　包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

　　法規性文件

　　包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規章制度。公司的'重大決議

　　包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。總結性文件

　　包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。憑證性材料

　　包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。匯報性材料

　　包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等勞資人事資料

　　包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。調研性資料

　　包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。聲像制品資料

　　包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

　　證件性文書資料

　　包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。饋贈行資料

　　包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　4.文件資料的立卷歸檔

　　檔案的收集

　　凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。

　　業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。立卷歸檔的時間

　　凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

　　對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。立卷歸檔的要求

　　各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

　　移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽后各執一份。

　　歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

　　立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,跡應清楚、準確。

　　立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

　　立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

　　立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。

　　立卷歸檔后，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

　　文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

　　各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。