如何寫好外貿開發信？
外貿開發信并不要求您使用華麗優美的詞句。您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。
每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的外貿開發信寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。
其實我們簡單的來理解一下，每次外貿開發信的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的外貿開發信讀起來熱情，友好，就像兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。
想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說?我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。
由于您寫的外貿開發信都是有其目的性的，所以您的外貿開發信里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封外貿開發信是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過外貿開發信中的語氣語調來表現。
不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的外貿開發信也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。
跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量開發信文件。所以，外貿開發信一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對外貿開發信的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。
我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry ,your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。
特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。
還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。
就像前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫外貿開發信，讓您的開發信讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。
在同一封外貿開發信里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward” “dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。
當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。
請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的.通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
前面我們說過，外貿開發信不需要用華麗的詞句。根據西方的語言習慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要盡量避免華麗復雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習慣。
外貿開發信如何回復
外貿開發信的回復，涉及到外貿開發信的優劣質之分，即有效地區分回發信的質量如何?是否是潛在客戶?是否能帶來收益?請看下，外貿開發信的優劣評判標準。其次再考慮以下應用：
給買家的回復，奧道中國認為要迅速、及時、專業。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。
這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業。
寫完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然后檢查一下您所提供的事實，數據等是否有錯。我們都會犯錯，但即使在您的信函里有一個極小的失誤，也可能會破壞您在溝通方面的可信度，并使人對您表達的其他信息投下懷疑的陰影。
外貿開發信，如何提高成功率
1、多了解你的潛在客戶，進行分類、分析(地區、產品、年齡等因素綜合分類并分析)、評價，開發的客戶井然有序(包括數量、質量)。否則，就會物極必反、事倍攻半!建議每日3-5封為佳;
2、重點單一、精準開發和廣播、群發收(群發覆蓋、篩選，精準開發)相結合，重點開發的客戶要針對需求，開發信內容因人而異;群發收可以使用事先準備好的模版，能得知對方聯系人姓名的，單個發，更改稱呼;不能的，沒辦法，密件抄送;
3、多熟悉產品，產品知識決定你給客戶的第一印象是否專業;
4、重視價格(虛盤)，適當的價格決定了你的開發信，你，你的公司，你的產品對客戶的潛在價值;
5、盡可能避免外貿開發信的各種常規錯誤。
6、重視跟蹤!!!
7、細節決定成敗，思考才有長進!
成功開發潛在客戶，需要外貿開發信的三步走以及長期地跟進，其前提必須知已知彼(對自身產品、市場、文化等了解，以及對客戶地分類、甄別、分析)，統籌規劃、因材施教、有的放矢，從而實現精準營銷、不斷獲得成功、百戰不殆。
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