淺究縣級事業單位檔案管理工作的常態問題與對策
進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存,并制定統一的法規進行管理。
摘要：做好檔案工作是深化事業單位改革的一個重要保障。但是，縣級事業單位的檔案管理還存在著認識不足、基礎工作薄弱、管理設施老化和人員素質低等問題，文章針對這些問題，提出了創新改革的思路。
關鍵詞：縣級事業單位;問題;對策;檔案管理
檔案是事業單位重要的信息資源，它在事業單位的發展中起著查考利用、歷史憑證、科學研究和服務社會等重要作用。作為事業單位的檔案部門和檔案工作者，必須認真學習貫徹十八大精神，圍繞地方經濟社會發展戰略，解放思想，實事求是，最大限度地激發創新精神，以創新來驅動檔案工作的改革。在深化改革的進程中，通過做實基礎工作，打造管理網絡化和存儲數字化，提升管理水平。通過編寫發展史、大事記匯編、組織沿革等方法，開發利用檔案的信息資源來服務社會，在服務社會中提升自我價值，實現檔案管理事業的科學發展。
一、檔案管理概述
(1)檔案管理的概念。檔案是機關、企業、社會組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、聲音、圖像及其它載體的有關文件。檔案管理就是建立檔案實體秩序，使保存的檔案材料實現條理化、有序化的基礎工作。檔案管理工作從微觀的角度看包括收集、整理、統計、保管、鑒定、檢索、編研、提供利用八個部分。從宏觀的角度看有檔案室工作、檔案館工作、檔案教育科研等。
(2)檔案管理應遵循的原理。1.系統原理。系統原理是現代管理科學的一個最基本的原理。檔案管理要遵循的系統原理是指檔案管理工作中，運用系統的觀點、理論和方法對檔案管理活動進行充分的系統分析，以達到檔案管理的優化目標，即從系統論的角度來認識和處理檔案管理中出現的問題。事實上，檔案管理的工作對象就是一系列的檔案，對檔案進行管理需要一套系統的方式與原則。只有加強對檔案的系統管理，對檔案信息資源進行大力的開發，才能夠節省相應的人力與物力，從而獲得更大的社會效益與經濟效益。2.整分合原理。檔案管理整分合原理就是在整體中合理安排檔案管理的八個部分工作，從而在分工上進行綜合利用。使每部分依照自身的責任，制定具體的工作目標，發揮自身的職能和優點，實施計劃和提升工作效率。3.反饋原理。檔案管理反饋原理是指檔案信息輸出時實現的經濟效益、社會效益以及存在的問題的反饋與改進。檔案信息在被社會和事業單位自身利用的同時，也承受著檢驗。檔案管理部門要及時收集檔案使用過程中存在的缺陷反饋意見，及時對檔案管理進行完善與糾正。
二、事業單位檔案管理的常態問題分析
(1)對檔案工作的重視程度不夠。從檔案工作的性質來說，它是二線甚至三線的工作。一些事業單位的領導并不把這項工作放在重要議事列程。有的領導說起來重要，做起來想不到，忙起來干脆忘掉。也有個別領導連說起來也不重要。領導不重視又怎么能調動檔案管理員的工作積極性和創造性呢?難怪有些檔案管理工作人員自己也認為是在做單位的輔助工作，只需簡單重復地做，不需求創新和研究。
(2)檔案管理基礎工作問題多。1.檔案管理標準化有待提高。有些事業單位檔案管理不夠標準化，沒有形成統一的質量標準要求，存在檔案缺失，特別是有些中層部門，他們平時忙于工作，不注重積累資料，到收集檔案材料時，他們就隨意拿一些材料應付，使得好些能反映主題的核心材料丟失;有的檔案員沒有經系統培訓，對材料的分類不明確，造成卷宗混亂、檔號無序等管理不規范問題。筆者在調查中發現，縣級許多事業單位存在檔案案卷標題不規范，標題缺少基本要素、有標題但不能反映主題內容、沒有案卷標題等問題。還有的事業單位檔案組卷有的按職能部門組卷，有的按時間組卷，也有的按照管轄權限組卷等，真是五花八門。2.檔案管理制度不完善。有些事業單位在檔案收集、鑒別與歸檔、整理、檢查、查找、保密、轉遞等方面的制度建設不夠完善。如《綜合檔案室工作職責》《檔案人員工作職責》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案室管理制度》等不健全;有的單位就是有幾項制度也是寫在紙上，掛在墻上，形同虛設，從來也沒有真正落實，更沒有建立起嚴格的責任追究和獎懲機制。這一切直接影響到檔案管理“質”的提升。
(3)檔案室現代化設施缺乏。檔案管理現代化就是指管理者堅持現代管理理念，采取現代管理方式與方法，利用先進的科學設備與技術，實現檔案管理的現代化、智能化和系統化。但是，筆者在調查中發現，縣級事業單位檔案室的現代化管理設施相對落后。例如，數字檔案系統是檔案管理發展的趨勢，它是利用數字化手段，對檔案信息進行數字化收集和管理，實現數字檔案信息資源共享的數字信息系統。但是，縣級事業單位有些沒有建立數字檔案系統。有的單位甚至連符合要求的檔案專門庫房、檔案箱、固定檔案架、活動式密集架、檔案柜等都沒有。
(4)高層次檔案管理人才缺乏。筆者在調查中發現，縣級事業單位的檔案管理隊伍雖然比較穩定，但是，許多從事檔案管理工作的人員年齡偏大，文化程度不高，特別是信息化水平比較低，有些還是被照顧的職工“家屬”。他們不同程度地存在著思想觀念落后、創新能力不強的問題。縣級事業單位檔案管理更是缺乏具有專業學歷的、專業職稱的高層次人才。另外，從事檔案工作的人員少、不專業、事情雜，整天忙于簡單的瑣碎的工作之中。缺乏培訓與再學習的機會，業務水平提高受限。
三、加強事業單位檔案管理的對策
(1)積極推進檔案工作創新。事業單位從領導到職工都要認真學習十八大精神，堅持創新驅動，把改革創新作為檔案事業科學發展的強大引擎。堅持解放思想、實事求是、與時俱進，積極推進檔案工作改革，不斷為檔案工作注入新的活力與動力。深入研究檔案工作發展新趨勢，認真總結檔案工作新經驗，準確把握工作特點和規律。特別是充分認識服務創新是檔案工作的重中之重。增強主動服務意識，堅決克服重業務、輕服務的觀念，真正變關起門來管檔案為打開門來搞服務，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，使檔案部門由“冷部門”變為“熱部門”，不斷提高檔案工作對社會經濟發展、黨委政府和事業單位的工作大局、維護職工利益的貢獻度。在服務大局中找到自己的位置、發揮獨特的作用。積極推進檔案工作創新發展。
(2) 做實檔案管理基礎工作。習近平總書記指出：“空談誤國，實干興邦”。我們要做實檔案管理基礎工作，從檔案管理的標準化和制度化入手，實現檔案全程管理的規范化。一是應用全面質量管理思想，積極引入IS09001質量管理體系，實現檔案庫、文件柜、辦公、閱覽、庫房等防火、防潮、防光、防塵管理的標準化。對檔案管理的收集、整理、保管、著錄、鑒定等各個環節按照統一的標準和程序開展工作。特別注意實行文檔一體化管理。通過文檔一體化管理，充分利用文書處理過程中形成的數字化文書信息，使文書檔案工作中文件的收發、登記、承辦、運轉、催辦和文件的整理、收集、立卷與歸檔、統計、利用形成一個有序的整體。還有注意規范電子文件格式與歸檔標準，對重要電子檔案還要及時進行異質異地備份，確保電子檔案長期保存、安全可靠、便于共享。二是科學完善各項管理制度。建立和完善檔案收集、鑒別與歸檔、整理、檢查、查找、保密、轉遞各方面的.管理制度。實現各環節的管理工作都有章可循。明確職責和獎罰激勵機制。三是要保證電子檔案管理的安全性。通過電子檔案管理的專一性和開啟防火墻模式來提高存儲設備的安全性能。定期對電子檔案進行護理和及時升級，保持存儲設備的穩定性。同時，做好檔案信息的更新備份工作，避免發生檔案丟失不能找回，電子信息再輸送時發生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用的安全性。
(3)實現檔案管理的現代化。隨著信息技術發展的日新月異，檔案工作迎來了管理網絡化和存儲數字化的時代。因此，檔案管理必須加大投入，提升硬件，全面革新技術手段，實施數字化帶動戰略，加快推進檔案存儲數字化步伐和檔案信息的網絡化步伐，形成一條“信息高速公路”，實現檔案管理由傳統向現代的跨越。事實上，實現檔案工作現代化，不僅是個技術問題，而且是個戰略問題，關系檔案事業的長遠發展，各級事業單位的領導必須高度重視、花大力氣推進。
(4)打造檔案工作人才隊伍。檔案管理專業性強、責任性重。要求管理人員既要有高度的工作責任感，懂政策懂法律，又要有扎實的檔案管理專業知識與基本技能。因此，事業單位要加強組織學習培訓工作，提高檔案管理員的業務技能。通過邀請專家講座，走出去與互相交流等方法，提高檔案管理人員對工作重要性的認識。學習現代化管理知識與技能。學懂弄透檔案管理的有關法律規定、文件制度，比如學習中組部印發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案目標管理考評標準》等規范性文件。
除此以外，縣級各事業單位管理機構中，多種檔案信息資源都存在著一定的邏輯關系。因此，我們還要規范全縣的檔案管理機制，統一管理標準。確保檔案信息網絡的暢通，資源實現共享。
參考文獻：
[1] 彭彩虹.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業務，2012(13).
[2] 王貴平.事業單位人事檔案管理存在的問題及對策.東方企業文化， 2013(22).
[3]王贏平.事業單位檔案管理的創新研究[J].辦公室業務，2014(1).
[4]張巍.簡述事業單位檔案管理的現狀及對策[J].赤子，2014(1).
【淺究縣級事業單位檔案管理工作的常態問題與對策】相關文章：
淺究新時期基層水利檔案管理措施06-11
淺究高校畢業生人事檔案就業服務功能06-11
淺究高校學生管理工作的路徑選擇與實踐06-09
淺究公共危機協同治理06-09
淺究人事檔案信息化建設中的安全保密措施06-11
淺究我國經濟發展中的農民收入分配問題06-09
淺究施工企業推廣BIM技術的障礙06-09
淺究教育系統干部人事檔案管理質量提升措施06-11
淺究《群山回唱》中妮拉的創傷06-13